Использование отслеживания изменений в Google Таблицах

Людям, которые работают с большим количеством документов, иногда сложно запомнить все свои правки. Когда появилась возможность отслеживать изменения, эта опция произвела революцию в процессе редактирования. Сегодня можно отслеживать изменения во всех форматах Документов Google.

Если вам интересно, как использовать отслеживание изменений в Google Таблицах и следить за изменениями всех ваших таблиц, продолжайте чтение. В этой статье мы покажем вам, как это сделать.

Включение отслеживания изменений

Есть несколько способов отслеживать изменения в Google Таблицах, и мы расскажем, как их использовать. Вы можете обнаружить, что некоторые из них более простые, чем другие, но все они служат одной цели.

Отслеживание всех изменений с помощью правил уведомлений

Предполагая, что вы не против, чтобы ваш почтовый ящик был заполнен новыми электронными письмами, вы можете использовать правило уведомления и следить за изменениями по мере их появления.

У вас есть возможность получать все изменения по электронной почте один раз в неделю или получать ежедневные отчеты, в которых вы будете иметь сводку всех изменений, выполненных за эти 24 часа. Вот как это включить:

  1. Откройте электронную таблицу и откройте меню «Инструменты».
  2. Найдите «Правила уведомлений» и щелкните по нему.
  3. В открывшемся окне отметьте, чтобы получать уведомление, когда «Любые изменения внесены».
  4. Нажмите «Сохранить».

Отслеживайте изменения в Google Таблицах

Отслеживание всех изменений с помощью условного форматирования

Лучший способ заметить изменения – это визуально. Будь то цвет линии, фон или ячейка с другим оттенком, чем другие, вы всегда будете знать, где искать. Условное форматирование имеет множество приложений, и помощь в отслеживании изменений – лишь одно из них. Вот как заставить его работать:

  1. Откройте электронную таблицу и отметьте ячейки, к которым вы хотите применить условное форматирование.
  2. Нажмите на «Формат» и «Условное форматирование».
  3. Когда вы увидите панель инструментов справа, вам нужно будет создать новое правило.
  4. Определите условие (редактирование), которое будет запускать правило (изменение цвета), и выберите цвет, шрифт или фон, которые будут отображаться после каждого изменения.
  5. Нажмите «Готово».

Если вы хотите удалить правило, вам нужно указать на него и нажать значок «Удалить».

Отслеживание изменений с помощью истории версий

Функции отслеживания изменений – один из лучших способов отслеживать все изменения, внесенные в документ. На вкладке «История версий» вы можете увидеть, кто и когда добавил последнюю информацию в вашу таблицу, чтобы вы могли отслеживать изменения там. Более того, вы даже можете сохранить одну из старых версий любого документа, чтобы использовать их позже.

Вот как вы можете получить доступ к этой функции на своем компьютере:

  1. Откройте документ на вашем компьютере.
  2. Нажмите «Файл», «История версий» и «Посмотреть историю версий».
  3. Когда у вас появится панель справа, вы сможете получить доступ к предыдущим версиям документа.
  4. Если вы хотите сохранить любую из версий, вам нужно будет назвать ее, и у вас может быть до 15 версий на документ.

Отслеживание изменений в определенной ячейке

Что делать, если вам нужно проверить несколько ячеек и посмотреть, как изменились значения? Не волнуйтесь; У Google Sheets есть решение. Когда вы щелкаете правой кнопкой мыши по ячейке и выбираете «Показать историю редактирования», вы можете видеть, что происходило только в тех ячейках, в которых есть значения.

Обратите внимание, что если строки или столбцы были удалены или изменили формулы или форматы, вы не сможете увидеть все изменения.

Открыть старые версии документов

Один из самых надежных способов проверить, что было изменено в ваших таблицах, – открыть старые версии и восстановить их. Вот как это сделать:

  1. Откройте вашу электронную таблицу.
  2. Откройте «Журнал версий» и «См. Историю версий».
  3. Выберите одну из более старых версий и нажмите «Восстановить эту версию» и «Восстановить».

Кто может вносить изменения в вашу электронную таблицу?

Имея три типа статуса, доступные для соавторов документа, вы также будете знать, кто внес изменения. Редактор имеет полный доступ к документам. Кроме того, они могут видеть имена пользователей других редакторов и все изменения, которые они также внесли.

С другой стороны, зрители вообще не могут вносить изменения, а комментаторы могут добавлять комментарии, но не могут изменять сам файл.

Отслеживайте изменения с помощью надстроек Google Таблиц

Google Таблицы теперь предлагают надстройки для расширения своей функциональности. Некоторые из них ориентированы на сотрудничество между членами команды и даже позволяют увидеть, какую ценность они добавляют к проекту.

Отслеживайте изменения в Google Таблицах

Держите все в порядке

Информация о том, как продвигаются ваши проекты, – одна из самых важных частей информации, которую вы можете получить. И теперь, со всеми инструментами, которые мы упомянули выше, вам удастся оставаться в курсе всего.

Теперь, когда мы показали вам, как включить предложения в Google Таблицах, вы узнаете, как их использовать наилучшим образом. Кроме того, вы сможете исправлять ошибки всего за несколько простых кликов.

Вам нравится использовать Google Таблицы? Как часто вам нужно возвращаться к старым версиям документов?

Дайте нам знать в комментариях ниже.

Оставьте комментарий