Как автоматически добавить дату в Excel

Excel предоставляет множество параметров, которые помогут вам управлять датой и временем на ваших листах.

У вас может быть ячейка, которая всегда будет обновляться до текущей даты при открытии листа. Это может помочь с документами, которые необходимо распечатать или сохранить в формате PDF с определенной датой, например с контрактами или счетами.

Возможно, вам понадобится создать таблицу со списком всех дней в году, чтобы помочь вам строить планы на будущее. Как насчет того, чтобы составить план на 5 лет? Что делать, если вам нужны только рабочие дни в вашем планировании? Вместо того, чтобы тратить время на добавление сотен дат вручную, Excel может значительно упростить этот процесс.

Прежде чем начать, вы должны знать, что Excel использует и распознает определенные форматы даты. В случае неправильного форматирования Excel может рассматривать вашу дату как число или текстовую строку, предотвращая дальнейшую автоматизацию.

Форматы даты в Excel

Форматирование дат в Excel имеет две стороны.

1. Как вы вводите дату.
2. Как Excel это отображает.

Ввод даты

Excel поддерживает множество форматов для ввода даты. Если вы введете его правильно, вы увидите, что значение ячейки выровнено по правому краю. В противном случае он будет выровнен по левому краю, указывая на то, что Excel обрабатывает вашу запись как текст и не будет применять форматирование даты к этой ячейке.

Если вы хотите войти 1 июля 2019 года, вы можете сделать это несколькими способами:

1. 01.07.19
2. 01.07.2019
3. 01.07.2019
4. 1 июля 2019 г. или 1 июля 2019 г.
5. 1 июля 2019 г. или 1 июля 2019 г.

Вы также можете использовать косую черту (01.07.2019) или тире (7-1-2019). Хотя вы можете использовать пробел при вводе «1 июля 2019 года», Excel не распознает «17 2019» как дату. Кроме того, Excel не примет «1 июля 2019 года».

Если вы вводите даты для текущего года, вы можете ввести дату в одном из следующих кратких форматов:

1. 7/1
2. 7-1
3. 1 июль или июль-1 или июль/1
4. 1 июль или 1-июл или 1/июл

Например, если текущий год — 2019, Excel автоматически прочитает эти записи как 1 июля 2019 года.

Обратите внимание, что в зависимости от региональных настроек в вашей операционной системе первая цифра может обозначать либо месяц, либо день. Это относится и ко второй цифре. Если вы введете 01.07.19 и ваши настройки, например, установлены для одной из европейских стран, Excel воспримет эту дату как 7 января 2019 года.

Отображение дат в Excel

После того, как вы правильно ввели дату, Excel отобразит ее в одном из форматов по умолчанию. Если вы ввели месяц, день и год в виде чисел (7-1-19 или 07-01-2019), Excel отобразит дату как «7/1/2019». Во всех остальных случаях, как указано в предыдущем разделе, дата будет отображаться в вашем листе как «1 июля».

Если вы хотите видеть дату в другом формате, вы можете выбрать его в меню настроек.

1. Кликните правой кнопкой мыши ячейку (или набор ячеек), которую вы хотите отформатировать.
2. Нажмите «Форматировать ячейки…».
   
3. Откроется меню «Формат ячеек» с вкладкой «Число».
   

Обратите внимание, что выбранная категория слева — «Пользовательская». Это потому, что это формат по умолчанию, который использует Excel. Здесь вы можете выбрать один из предложенных форматов или определить свой собственный. В поле «Тип:», прямо над списком предлагаемых форматов, вы можете указать, как именно вы хотите, чтобы отображалась дата.

Вот несколько полезных рекомендаций:

1. д = 1
2. дд = 01
3. ддд = пн
4. дддд = понедельник
5. м = 7
6. мм = 07
7. ммм = июль
8. мммм = июль
9. у или уу = 19
10. гггг или гггг = 2019

Поскольку это настраиваемое поле, вы можете ввести все, что хотите. Если вы хотите, чтобы в ячейке отображались день недели и дата вместе с дополнительным текстом, вы можете легко это сделать. Например, введите следующее и посмотрите, что произойдет:

1. «Сегодня» дддд, мммм дд, «года» гггг.

Конечно, вы всегда можете перейти в категорию «Дата» этого меню и выбрать один из множества доступных форматов даты.

Обратите внимание, что при выборе формата может случиться так, что ячейка будет заполнена цифровыми знаками (#). Это потому, что ячейка недостаточно широка, чтобы отобразить все символы. 

Чтобы разобраться, просто дважды кликните правую границу заголовка столбца, чтобы автоматически установить ширину ячейки. Вы также можете перетаскивать границу вправо, пока не появится ваша дата.

Даты автозаполнения

Если вам нужно добавить ряд последовательных дат, например целую неделю или месяц, сделайте следующее:

1. Введите первую дату в ячейку, где вы хотите, чтобы ваша серия началась.
   
2. В правом нижнем углу прямоугольника выбора ячейки вы увидите небольшой квадрат. Это дескриптор заполнения.
   
3. Нажмите и удерживайте ручку, чтобы перетащить выделение через диапазон, который вы хотите заполнить.
   
4. Когда вы отпустите его, вы увидите, что выбранные ячейки теперь содержат последовательные даты.
   
5. Если вы хотите продолжить серию, просто выберите последнюю ячейку в серии и перетащите ее, пока не дойдете до нужной даты.
   

Также автозаполнение работает во всех четырех направлениях. Если перетащить вправо, строка заполнится датами. Если потянуть вниз, столбец заполнится. Если вы перетащите вверх или влево, даты начнут идти назад.

Вы также можете заполнить свой лист непоследовательными датами, например, только будними днями. Или, может быть, месяцы или даже годы.

Для этого повторите предыдущий процесс, но теперь перетащите маркер заполнения с помощью правой кнопки мыши. Когда вы отпустите его, появится меню. Здесь вы можете заполнить выбранные ячейки днями, днями недели, месяцами или годами.

Если вам нужно еще больше вариантов для автоматических дат, выберите «Серии…» вместо одного из предыдущих вариантов. Перетащив маркер заполнения, нажмите вкладку «Главная». В разделе «Редактирование» выберите «Заполнить», в раскрывающемся меню выберите «Серия».

Например, если вы планируете действие, которое должно повторяться каждые три дня, установите «Единица даты» на «День» и «Значение шага» на 3.

Добавление текущей даты и времени

Чтобы быстро добавить текущую дату и время в Excel, вам не нужно тратить время на их ввод. Вместо этого вы можете использовать сочетания клавиш, чтобы сделать всю работу за вас:

1. Чтобы ввести сегодняшнюю дату, нажмите Ctrl+;
2. Чтобы ввести текущее время, нажмите Ctrl+Shift+;
3. Чтобы ввести текущую дату и время, нажмите Ctrl+; затем пробел и, наконец, Ctrl+Shift+;

Таким образом, вы сохраните дату и время такими же, как при первой установке. Как отметка времени, они не изменятся после того, как вы пересчитаете свои ячейки или когда вы откроете лист в другой раз.

Если вам нужно, чтобы дата и время менялись каждый раз, когда вы открываете документ, Excel решает эту проблему с помощью следующих функций:

1. Чтобы всегда иметь текущую дату в ячейке, введите =СЕГОДНЯ() .
2. Чтобы обновить значение ячейки с текущей датой и временем, введите =NOW() .

Чтобы обновить эти ячейки без повторного открытия рабочего листа, просто отредактируйте любую ячейку, и значения будут обновлены.

Много сэкономленного времени

Надеюсь, эти советы помогут вам сэкономить много времени при работе со сложными листами. Вместо того, чтобы вставлять каждую дату вручную, вы можете заполнить даты за несколько лет за считанные секунды. Просто убедитесь, что вы вводите начальную дату в правильном формате, который распознает Excel.

Считаете ли вы эту автоматизацию полезной? Есть ли у вас дополнительные советы, которые могут помочь в этой области? Пожалуйста, поделитесь своими мыслями в разделе комментариев ниже.