Как автоматически генерировать номера счетов в Excel

Отслеживание номеров ваших счетов может быть очень важным. Все номера счетов-фактур являются последовательными, поэтому попытка ввести их вручную может привести к человеческим ошибкам, дающим менее оптимальные результаты. Не всегда легко запомнить следующий номер в последовательности, особенно когда числа начинают расти. Забыв предыдущий номер, вы можете немного перекрыть таблицу Excel, что может привести к дальнейшим разрушениям.

Уже достаточно сложно вспомнить, где вы оставили свои ключи или что-то вынуть из морозильника на обед, вам еще не понадобится достаточно памяти. Вместо этого может быть лучше, если Excel автоматически сгенерирует номера счетов для вас.

«Это было бы невероятно полезно. Так что мне нужно делать?

Насколько я знаю, есть два метода, в которых вы можете автоматически генерировать номера счетов в Excel. Эта статья объяснит оба из них, чтобы гарантировать, что вы можете избежать наложения счетов и больше не нужно беспокоиться о том, какое число будет следующим.

Автоматическое создание счетов для Excel

Как уже упоминалось, существует два способа автоматического добавления номеров счетов в электронную таблицу или рабочую книгу Excel. Первый заключается в использовании формулы в VBA (Visual Basic для приложений) для создания номеров счетов для одной рабочей книги. Второй способ заключается в использовании Kutools для функции вставки порядковых номеров в Excel. Эта опция позволит вам создавать номера счетов-фактур в нескольких таблицах и книгах.

Метод 1: Автоматический генератор номеров счетов с использованием Visual Basic для приложений

Начать:

Вы можете создать новую рабочую книгу или открыть существующую рабочую книгу, которую хотите использовать для автоматической генерации номера счета.

Найдите и выделите пустую ячейку (щелкните левой кнопкой мыши по ней) и введите первый номер, который будет использоваться в качестве начального номера для всех ваших номеров счетов в дальнейшем. Вы можете выбрать что-то вроде 00000 или 10000 в качестве отправной точки. В нашем примере мы будем использовать 00000, и он будет помещен в ячейку C3.

Нажмите Alt + F11, чтобы открыть диалоговое окно Microsoft Visual Basic для приложений. Разверните свою текущую книгу (VBAProject, может отображаться как Книга 1, если она новая) и дважды щелкните ThisWorkbook.

Вы можете ввести следующий код или просто скопировать и вставить (выделите код и нажмите Ctrl + C, а затем щелкните левой кнопкой мыши окно и нажмите Ctrl + V) код в открывшемся окне.

VBA: Генератор голосовых номеров

1

2

3

Private Sub Workbook_Open ()

Диапазон («C3»). Значение = диапазон («C3»). Значение + 1

End Sub

«C3» будет ячейкой, в которой вы ввели номер вашего начального счета. Убедитесь, что изменили его в коде, прежде чем вставлять его в окно.

Приведенные ниже формулы помогут вам проверить номера счетов. Их может быть немного сложно запомнить вручную, но вы всегда можете сохранить их как запись автотекста, если вам понадобится использовать их позже в любое время.

No.FormulaInvoice Numbers1 = ”CompanyName” & TEXT (TODAY (), “yymmdd”) & C3CompanyName141209100002 = ”CompanyName” & TEXT (TODAY (), ”0 ″) & C3CompanyName41982100003 =” CompanyName & MMH) (TEXT) (TMST) (TEXT), TEXT (MMS), TEXT (MMS)) C3CompanyName1209095819100004 = ”CompanyName” & TEXT (NOW (), ”0 ″) & C3CompanyName41982100005 =” CompanyName ”& RANDBETWEEN (100000,999999) & C3CompanyName44868510000

Помните, что C3 в формуле – это ячейка, в которую вы поместили номер начального счета. «CompanyName» зарезервировано для текста, который вы хотите отображать в номерах счетов. Измените его так, как вам удобно.

Вы хотите поместить формулу в ячейку для автоматической генерации счета. Это не та ячейка, в которой указан начальный номер счета, а указанная ячейка для результатов. После того как формула была отредактирована в соответствии с вашими потребностями, вы можете скопировать и вставить ее в ячейку и нажать клавишу ввода, чтобы получить номер счета.

Когда вы закончите, обязательно сохраните текущую книгу. Для этого нажмите «Файл» и затем «Сохранить» (или «Сохранить как», если вы регистрируете новое или под другим именем). Введите имя книги и убедитесь, что в поле «Тип файла» установлено значение «Книга с поддержкой макросов Excel» (* .xlsm). Выберите, где он будет сохранен, а затем просто нажмите кнопку Сохранить.

Каждый раз, когда вы открываете книгу «Генератор номеров счетов», номер счета будет на один номер больше, чем в прошлый раз. Просто обязательно сохраняйте книгу перед тем, как закрывать ее каждый раз, иначе работа будет потеряна.

Способ 2: добавить номер счета с помощью Kutools для Excel

Те из вас, кому нужен способ создания номеров счетов для нескольких рабочих книг, найдут эти потребности в использовании Kutools. Первый описанный метод предназначен только для одной электронной таблицы или рабочей книги и, к сожалению, может перекрываться, если вы забудете сохранить. Kutools для Excel предоставляет исправление для обеих этих и других проблем.

Начать:

Как и прежде, выделите и выберите ячейку для своего номера счета. Затем вам нужно нажать на Kutools, затем вставить, и, наконец, вставить порядковый номер.

Когда появится диалоговое окно «Вставить порядковый номер», нажмите кнопку «Создать». Откроется окно редактирования порядкового номера:

• Введите имя в поле «Имя последовательности», чтобы озаглавить новую последовательность номеров счетов.
• В поле «Приращение» введите 1.
• Введите название вашей компании или другой текст, который вы хотите видеть в начале результатов номера счета, в поле «Префикс» (необязательно).
• Начальный номер для всех ваших будущих номеров счетов-фактур можно ввести в поле «Начальный номер». Число может быть любым, но вы бы хотели, чтобы оно было простым. 00000 или 10000 будет достаточно. Если вы предпочитаете, чтобы цифры были маленькими, вы можете просто использовать одну цифру, например 0 или 1.
• Вы можете указать количество цифр, которое будет иметь ваш номер счета, введя номер в поле «Количество цифр». Вы не ошибетесь с 5 или 6.
• Завершите процесс, нажав кнопку Добавить.

Пока вновь созданная последовательность остается выбранной, нажмите «Заполнить диапазон», а затем нажмите кнопку «Закрыть», чтобы выйти. Теперь независимо от того, в какой книге вы используете функцию «Вставить порядковый номер», номер счета-фактуры будет сгенерирован автоматически, причем каждый номер больше последнего.