Как автоматически перемещать электронные письма в папку в Outlook

1 min


Несмотря на то, что сегодня доступно множество различных почтовых клиентов, Outlook по-прежнему остается одним из наиболее популярных вариантов. Он надежен и прозрачен и совместим с большинством адресов электронной почты. Но иногда сложно уследить за всеми сообщениями. Это особенно верно, если вы решите использовать Outlook для доступа ко всем своим учетным записям электронной почты.

Со временем количество получаемых вами писем может действительно загромождать ваш почтовый ящик, делая практически невозможным увидеть действительно важные. К счастью, выход есть. Вы можете перемещать электронные письма в папки в Outlook и сохранять их аккуратными и организованными.

Самое приятное то, что вы можете автоматизировать этот процесс, и эта статья научит вас, как это делать.

Майкрософт офис

Перемещение писем в папку в Outlook одним щелчком мыши

Вы не поверите, но вы можете организовать свои электронные письма в Outlook одним нажатием кнопки. Все, что вам нужно сделать, это следовать этим инструкциям, чтобы настроить быстрые действия в Outlook:

  1. Откройте Outlook.
  2. Нажмите «Домой» в верхнем левом углу экрана. Выберите «Создать новый» на вкладке «Быстрые действия».
  3. Это вызовет окно Edit Quick Step. Откройте раскрывающееся меню «Выбрать действие» и выберите «Переместить в папку».
  4. Щелкните поле Выбрать папку и выберите предпочтительную папку.
  5. Затем выберите «Добавить действие».
  6. Щелкните меню «Выбрать действие», а затем «Отметить как прочитанное».
  7. Если хотите, вы можете нажать на горячую клавишу и назначить ей кнопку клавиатуры.
  8. Нажмите Готово, чтобы сохранить изменения.

Как использовать Quick-Step

После того, как вы создали быстрый шаг, который перемещает электронные письма в указанную папку, вы готовы к его использованию. Вы можете выделить или открыть нужные сообщения или беседы (одиночные или множественные) для перемещения. Выберите действие, которое вы хотите использовать, из группы Quick-Step

Эти инструкции применимы к следующим версиям Outlook: Office 365 Outlook, Outlook 2013, Outlook 2016 и Outlook 2019. К сожалению, у пользователей Mac нет функции быстрых действий, поэтому пользователям Apple придется прибегать к командам клавиатуры в качестве более быстрые средства перемещения писем.

Как переместить электронные письма от одного отправителя в папку в Outlook

Майкрософт

Существует альтернативный метод перемещения писем в папки в Outlook. Это достигается с помощью правил в Outlook, которые легко настроить. Прежде всего, вам нужна специальная папка. Откройте Outlook, щелкните правой кнопкой мыши папку «Входящие» и выберите «Новая папка».

Перемещение писем в папку в версиях Outlook 2016 и 2019

Выполните следующие действия, чтобы переместить электронные письма от одного отправителя в папку по вашему выбору:

  1. Откройте Outlook и перейдите к письму от нужного отправителя.
  2. Щелкните Сообщение, затем Правила, а затем – Создать правило.
  3. Вы будете перенаправлены в окно «Создать правило». Выберите из [sender] диалоговое окно.
  4. Установите флажок Переместить элемент в папку на вкладке Выполнить следующие действия.
  5. Выберите папку назначения для сообщений, приходящих от этого отправителя, в окне «Правила и предупреждения». Если вы не подготовили папку, нажмите «Создать», назовите ее и подтвердите создание, нажав «ОК».
  6. Когда вы закончите, нажмите ОК. С этого момента все электронные письма от желаемого отправителя будут перемещены в папку по вашему выбору.

Перемещение писем в папку в Outlook 2013

Для Outlook 2013 шаги по автоматическому перемещению писем в указанную папку почти такие же, как и для более новой версии. Они здесь:

  1. Откройте Outlook и введите адрес электронной почты отправителя, письма которого вы хотите переместить.
  2. Щелкните кнопку «Домой».
  3. Выберите Правила, а затем Всегда перемещать сообщения от [Sender]
  4. Выберите папку назначения.
  5. Сохраните изменения, нажав ОК. Теперь все сообщения от указанного отправителя будут автоматически перемещаться в указанную папку.

Перемещение писем в папку в Outlook для Mac

Apple позволяет очень просто настроить отправку писем от определенного отправителя в папку по вашему выбору. Для этого прокрутите свои электронные письма, найдите отправителя и следуйте этим инструкциям:

  1. Нажмите “Инструменты” вверху экрана.
  2. Нажмите “Правила”.
  3. Щелкните символ «+» в нижней части всплывающего окна, чтобы добавить правило, как мы это делали выше.

По завершении нажмите «ОК», чтобы сохранить правило. В зависимости от версии Outlook, которую вы используете на своем Mac, опция «Правила» может отображаться на главном баннере рядом со значком «Переместить».

Перемещение писем в папку в браузерной версии Outlook

Если вы используете Outlook для Office 365, вот как вы можете переместить электронные письма от одного отправителя в папку по вашему выбору:

  1. Войдите в Outlook сайт.
  2. Щелкните значок шестеренки в правом верхнем углу экрана, чтобы открыть настройки.
  3. Теперь выберите Просмотреть все настройки Outlook.
  4. Щелкните Почта в диалоговом окне «Настройки» и выберите «Правила». Наконец, выберите Добавить новое правило.
  5. Назовите свое правило.
  6. Щелкните меню «Добавить условие» и щелкните «От», затем введите адрес электронной почты нужного отправителя.
  7. Теперь нажмите на меню Добавить действие, выберите Переместить в и выберите папку назначения.
  8. Наконец, вы можете сохранить изменения, и все электронные письма от этого отправителя автоматически попадут в папку назначения.

Запустить протокол автоматизации

Это было не так уж и сложно, правда? Теперь, когда вы знаете, как автоматизировать перемещение электронных писем, ваша жизнь станет намного проще (мы надеемся). Вы можете сэкономить много времени, которое потратили бы на просмотр множества писем.

Вам понравился этот урок? Если у вас есть другие вопросы по Outlook, не стесняйтесь, дайте нам знать в комментариях ниже.


0 Comments

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *