Как автоматически включить подпись в электронные письма Outlook

Добавление подписи к вашему сообщению электронной почты придает ему ощущение профессионализма. Добавление логотипа и вашей контактной информации обеспечивает продвижение бренда в другой скучной переписке. Тем, кто желает связаться с вами другими способами, предоставляется возможность сделать это. Создание и использование подписи в Microsoft Outlook – достаточно простая задача. Вы даже можете создать несколько персонализированных подписей для переключения на прихоть в зависимости от вашей целевой аудитории.

Однако Outlook будет прикреплять подпись только к новым отправленным или пересланным сообщениям электронной почты. Письма, отправленные вами до создания подписи, по-прежнему будут отсутствовать. Чтобы добавить подпись к более старым сообщениям, вам нужно зайти в настройки Outlook и изменить несколько вещей.

Ваша подпись может включать текст, изображения, вашу электронную визитку, логотип или даже изображение вашей рукописной подписи. Вы можете настроить Outlook таким образом, чтобы подписи автоматически добавлялись во все исходящие сообщения, или создавать свою подпись и добавлять ее в сообщения в каждом конкретном случае.

Добавление подписи в вашу корреспонденцию Outlook

Действия по наполнению электронной почты подписью будут зависеть от версии Outlook, которую вы используете в настоящее время. Существует процесс для тех, кто использует более старые версии программного обеспечения (2007–2010) и один для более новых версий (2010+), а также для пользователей Microsoft Office 365.

Давайте начнем с новейших версий.

Версии Outlook 2010+, включая Outlook для 365

Чтобы создать новую подпись для вашей электронной почты Outlook:

1. Нажмите, чтобы создать новое письмо.
2. Нажмите на «Подпись», а затем «Подписи» на вкладке «Сообщение».
   • В зависимости от размера окна Outlook и от того, создаете ли вы новое сообщение электронной почты, ответ или пересылку, вкладка «Сообщение» и кнопка «Подпись» могут находиться в двух разных местах. Однако кнопка «Подпись» обычно сопровождается «Вложить файл» и «Вложить элемент» в разделе «Включить» меню «Сообщение».
3. На вкладке «Подпись электронной почты», просто в поле «Выбрать подпись для редактирования», выберите «Новый» и добавьте имя для новой подписи в диалоговом окне «Новая подпись».
4. Чуть ниже «Редактировать подпись», создайте свою подпись внутри предоставленной области.
   • Окно предоставляет вам возможность изменять шрифты, цвета и размеры шрифтов, а также выравнивание текста.
   • Чтобы добавить ссылки и изображения к своей подписи электронной почты, изменить шрифты и цвета и выровнять текст, вы можете сделать это с помощью мини-панели форматирования в разделе «Редактировать подпись».
   • Вы даже можете создать более надежную подпись с маркерами, таблицами или границами, используя Microsoft Word для форматирования текста. Затем перенесите его с помощью простой копии (Ctrl + C) и вставьте (Ctrl + V) подпись в поле «Редактировать подпись».
   • Вы также можете добавить значки социальных сетей и ссылки в свою подпись, о которых я расскажу позже.
5. Как только вы захотите подпись, в разделе «Выберите подпись по умолчанию» установите следующие параметры:
   • Выберите учетную запись электронной почты, с которой связана ваша подпись, используя раскрывающийся список «Учетная запись электронной почты». Вы можете иметь разные подписи для каждой учетной записи электронной почты, которую вы используете для Outlook.
   • Чтобы ваша подпись автоматически добавлялась ко всем будущим сообщениям, щелкните раскрывающийся список «Новые сообщения» и выберите подпись. Если вы не хотите, чтобы он был установлен по умолчанию автоматически, выберите (нет). Это позволит сделать так, чтобы каждое новое сообщение, которое вы отправляете, вообще не имело подписи, включая отправленные и отвеченные.
   • Чтобы подпись появлялась в ваших сообщениях, на которые вы отвечаете и пересылаете, нажмите на раскрывающийся список «Ответы / пересылки» и выберите подпись. Эта подпись будет добавлена ​​автоматически каждый раз, когда вы отвечаете или пересылаете электронное письмо. Чтобы этого не было, выберите (нет).
6. Теперь, когда все кончено, нажмите кнопку OK, чтобы вернуться, чтобы сохранить свою подпись и вернуться к новому сообщению.
   • Важно отметить, что текущее сообщение, в котором вы создали подпись, не будет иметь подписи. По какой-то причине подпись появится только в следующих сообщениях. Вам нужно будет добавить подпись вручную, если вы хотите ее использовать.

Вставка подписи вручную

Для нового сообщения, которое вы начали с целью создания подписи, или тех, кто не хочет автоматически устанавливать подпись, вы все равно можете вставить подпись вручную.

Для этого:

1. Открыв свое электронное сообщение, нажмите на вкладку «Сообщение» и выберите «Подпись».
2. Откроется всплывающее меню, отображающее все сохраненные подписи, которые вы создали. Выберите подпись, которую вы хотите использовать из вариантов, нажав на нее. Теперь он появится в вашем текущем сообщении.

Добавление логотипа или изображения к вашей подписи

Бренды обычно требуют логотипов. Чтобы добавить изображение, например логотип или значок социальной сети, к вашей подписи:

1. Откройте новое сообщение электронной почты и нажмите на вкладку «Сообщение».
2. Нажмите на Подпись, а затем Подпись.
3. Выберите подпись, в которую вы хотите добавить логотип или изображение, выбрав ее в поле «Выбрать подпись для редактирования».
4. Нажмите на значок «Добавить изображение», найдите изображение, которое вы хотите добавить из файлов вашего ПК, и затем выберите «Вставить».
   • Вы можете изменить размер изображения или логотипа, щелкнув правой кнопкой мыши по изображению и выбрав в меню пункт «Изображение». Перейдите на вкладку «Размер» и используйте предоставленные параметры, чтобы изменить размер изображения в соответствии со своими характеристиками.
   • Установите флажок «Блокировать пропорции», чтобы сохранить пропорции изображения.
5. Как только размер изображения изменится и будет готов к работе, нажмите ОК.
6. Затем снова нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить все изменения, которые вы только что внесли в свою подпись.

Версии Microsoft Outlook 2007 – 2010

Чтобы создать новую подпись, используя более старую версию Microsoft Outlook:

1. Выберите создать новое сообщение.
2. Перейдите на вкладку «Сообщение» и выберите «Подпись» в разделе «Включить».
3. Нажмите на подписи, когда он появится.
4. На вкладке «Подпись электронной почты» нажмите «Создать».
5. Введите имя для своей подписи и нажмите кнопку ОК.
6. Введите текст, который вы хотите включить в свою подпись, в поле «Редактировать подпись».
   • Вы можете отформатировать текст, выделив текст, который вы хотите редактировать, а затем используя кнопки стиля и форматирования для желаемых параметров.
   • Добавляя дополнительные элементы, такие как изображения, гиперссылки и электронные визитки, щелкните место, где вы хотите, чтобы элемент появился, и:
     • Электронная визитная карточка – нажмите кнопку «Визитная карточка», а затем нажмите на один из контактов в списке «Подано как». Нажмите кнопку ОК.
     • Гиперссылка – щелкните значок «Гиперссылка» и введите (или вставьте) URL-адрес, с которым ваша ссылка будет связывать текст. Нажмите кнопку ОК.
     • Изображение / изображение – щелкните значок «Изображение», найдите изображение, которое хотите загрузить в свою подпись, выберите его и нажмите кнопку «ОК».
7. Когда вы закончите редактирование, нажмите OK, чтобы завершить создание вашей подписи.
   • В электронном письме, которое вы в данный момент открыли для создания подписи, подпись не будет автоматически добавлена. Вам нужно будет сделать это вручную.

Добавление подписи к вашим сообщениям электронной почты

Подписи могут добавляться автоматически или вручную ко всем исходящим сообщениям, ответам и пересылкам. Только одна подпись может быть использована для каждого отправленного электронного письма, поэтому, если вы выберете один набор автоматически, было бы лучше, если бы подпись была ориентирована на более широкий круг аудитории.

Чтобы автоматически вставить подпись в ваше сообщение электронной почты:

1. Создать новое письмо.
2. Перейдите на вкладку «Сообщение» и нажмите «Подпись» в разделе «Включить».
3. Нажмите на подписи, когда он появится.
4. Найдите «Выбрать подпись по умолчанию», нажмите на раскрывающийся список «Список учетных записей электронной почты», выберите учетную запись электронной почты, с которой вы хотите связать подпись.
5. Выберите подпись, которую хотите включить, выбрав одну из списка «Новые сообщения».
   • Для переадресации и ответов, чтобы добавить подпись, выберите подпись из выпадающего списка «Ответы / пересылки». Нажмите (нет), если вы не хотите, чтобы подпись отправлялась с вашим ответом и пересылала сообщения электронной почты.
6. Нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить настройки подписи.

Чтобы вручную добавить подпись в свое сообщение электронной почты:

1. Создать новое сообщение электронной почты.
2. Нажмите на вкладку «Сообщение».
3. Нажмите на «Подпись» в разделе «Включить».
4. Выберите подпись, которую вы хотите вставить, нажав на нее напрямую.

Подпись теперь появится в вашем исходящем сообщении. Если вы выбрали неправильно или просто хотите удалить добавленную подпись, выделите подпись в сообщении и нажмите «Удалить» (или «Backspace») на клавиатуре.

Использование учетной записи Microsoft Office 365 с Outlook.com

Для тех, кто использует Outlook в Интернете с учетной записью Microsoft Office 365, вам необходимо создать подпись в обоих продуктах.

Чтобы создать и использовать подписи электронной почты в Outlook в Интернете:

1. Войдите в свою учетную запись Outlook.com и откройте настройки, щелкнув значок Cog Wheel в верхней части страницы.
2. Нажмите на Почту, затем Составьте и ответьте.
3. Введите свою подпись в области подписи электронной почты.
   • Вы можете использовать предоставленные параметры форматирования, чтобы изменить внешний вид вашей подписи по своему вкусу.
   • Вы можете иметь только одну подпись для каждой учетной записи.
   • Чтобы подпись автоматически отображалась по умолчанию для всех будущих сообщений, установите флажок «Автоматически включать мою подпись в новые сообщения, которые я создаю». Это делает так, чтобы у всех будущих составленных электронных писем была подпись внизу.
   • Для пересылки и ответов потребуется установить флажок «Автоматически включать мою подпись в сообщения, которые я пересылаю или отвечаю».
   • Не устанавливая ни один из этих параметров, вам нужно будет вручную добавлять свою подпись к каждому сообщению электронной почты, которое вы создаете в будущем.
4. Закончив редактирование, нажмите Сохранить.

Чтобы добавить свою подпись вручную:

1. В вашем почтовом ящике выберите Новое сообщение.
2. Составьте ваше сообщение полностью и нажмите на значок тройной точки.
3. Отсюда выберите Вставить подпись.
4. Когда ваше сообщение будет готово к отправке, нажмите кнопку «Отправить».