Как настроить автоответ в Outlook

Электронная почта абсолютно необходима для работы в 21-м веке, от общения между членами команды до планирования проектов на ближайшие несколько месяцев. Проблема, конечно же, заключается в том, что в эпоху смартфонов и планшетов, по-видимому, невозможно отключиться от работы в течение любого отрезка времени. Электронная почта на вашем смартфоне в основном является требованием для большинства компаний, но это означает, что ваш работодатель может обратиться к вам в основном в любое время. Каждый заслуживает перерыва в работе и вдали от электронных писем, звонков и всех тех средств коммуникации, которые нам так сложно оставить позади. Если вы уезжаете в отпуск или просто хотите хорошо провести время с семьей или друзьями, установка сообщения Outlook об отсутствии на работе – это первый шаг к тому, чтобы на время оставить работу позади. Вот как это сделать.

Установите Outlook сообщение об отсутствии на работе

Настройка сообщения об отсутствии на работе немного отличается в зависимости от того, используете ли вы Outlook 2016 или более раннюю версию или Outlook в Office 365. Я рассмотрю оба варианта.

Outlook 2016 и ранее

Есть довольно много шагов в этом процессе, но это довольно просто сделать.

1. Создайте новое электронное письмо и напишите свой ответ об отсутствии на работе. Включите в теме сообщения об отсутствии на работе, но оставьте место назначения пустым.
2. Выберите Файл и Сохранить как.
3. Сохранить как шаблон Outlook, где написано Сохранить как тип.
4. Выберите «Управление правилами и оповещениями» и выберите учетную запись, к которой вы хотите применить сообщение.
5. Выберите Новое правило.
6. Выберите «Применить правило» к полученным сообщениям и нажмите «Далее».
7. Выберите «Где мое имя» в поле «Кому», нажмите «Далее» и подтвердите всплывающее окно.
8. Выберите ответ с использованием определенного шаблона и нажмите текстовую ссылку в нижней панели.
9. Выберите шаблон, который вы сделали ранее, и выберите Открыть. Нажмите кнопку “Далее.
10. Выберите, если это автоматический ответ, чтобы не отправлять автоматические ответы на автоматические ответы. Нажмите кнопку “Далее.
11. Дайте правилу осмысленное имя и убедитесь, что параметр Включить это правило отмечен.
12. Выберите Готово, а затем ОК.

Это создаст автоматический ответ об отсутствии на работе и сделает его активным. Хотя в этом процессе указывается учетная запись, которая будет активна, вы также можете установить ее активную для всех учетных записей электронной почты. Когда вы включаете правило на шаге 11, внизу у вас есть возможность выбрать правило, которое будет активным для всех учетных записей. Включите это, если вам нужно, и сохраните.

Отключить Outlook сообщение об отсутствии на работе

Когда вы вернетесь из отпуска или что-то еще, вам нужно помнить, чтобы отключить автоответчик.

1. Выберите Файл в Outlook.
2. Выберите «Управление правилами и оповещениями» и выберите «Правила электронной почты».
3. Выберите учетную запись и снимите флажок рядом с правилом автоответа.
4. Нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить изменения.

Теперь вы официально вернулись к работе!

Настройка сообщения об отсутствии на работе в Office 365

Учетные записи Office 365 используют Exchange, где учетная запись Outlook использует POP, IMAP или Exchange. Процесс в основном такой же, но отличается достаточно, чтобы оправдать свое собственное прохождение.

1. Выберите Файл и Автоматические ответы в Outlook.
2. Выберите Отправить автоматические ответы.
3. Установите график, если хотите. Это полезно для забывчивых типов, таких как я, которые оставляют свои автоответчики активными, даже когда возвращаются.
4. Убедитесь, что вкладка «Внутри моей организации» активна, и добавьте свое сообщение.
5. Выберите «За пределами моей организации» и добавьте туда соответствующее сообщение. В зависимости от того, кто отправляет вам электронные письма из внешнего мира, вам может понадобиться проверять «Мои контакты», только в противном случае электронные письма будут отправляться всем, включая информационные бюллетени, уведомления и даже спам.
6. Выберите OK после завершения, чтобы активировать.

Процесс несколько короче, чем в Outlook 2016, но конечный результат тот же. Возможность установки шкалы времени очень удобна, и, как пользователь Outlook 2016, я надеюсь, что эта функция скоро перейдет на эту версию.

Отключите сообщение об отсутствии на работе в Office 365

Если вы не хотите использовать таймер, приходите пораньше или вам нужно отменить сообщение об отсутствии на работе, вы можете это сделать.

1. Откройте Outlook и выберите Файл.
2. Выберите «Автоматические ответы» и выделите правило отсутствия на работе.
3. Выберите Не отправлять автоматические ответы.

Это остановит отправку сообщений Exchange немедленно, поэтому убедитесь, что вы готовы ответить, как только отключите его.

Теперь вы знаете, как настроить Outlook на сообщение об отсутствии на работе, нет никаких оснований не отвлекаться от работы. Удачи с этим!