Как узнать, у кого есть доступ в Google Таблицах

Когда вы используете Google Таблицы для нескольких бизнес-проектов, важно знать, у кого есть доступ к вашим файлам. Если вы делитесь информацией только с нужными людьми, можете быть уверены, что они будут осторожны.

Однако, если вы предоставили слишком много доступа к документу слишком большому количеству людей и не знаете, что делать дальше, мы вам поможем. Эта статья покажет вам, как узнать, у кого есть доступ к вашим файлам, и как управлять их разрешениями.

Кто может получить доступ к вашим таблицам?

В каждом файле, которым вы поделились, есть список контактов, у которых есть доступ. Если щелкнуть файл правой кнопкой мыши и нажать «Поделиться», вы увидите всех людей, с которыми вы поделились им. Если вы не поделились им, вы будете единственным именем в списке.

Обмен файлами

Одним из преимуществ использования Диска является его способность делиться большим количеством данных всего за несколько кликов. Вы можете поделиться всеми своими файлами двумя способами: используя ссылку или разрешив другим людям доступ к вашим файлам.

Процесс обмена настолько прост, что для этого достаточно нажать зеленую кнопку «Поделиться» в правом верхнем углу каждого файла Google Sheets. Если вы хотите отправить ссылку для совместного использования, вам нужно нажать «Получить ссылку для общего доступа» и вставить ее в любое электронное письмо, документ, сообщение или через любой другой канал связи.

Google Таблицы, у кого есть доступ

Найти файлы, которыми с вами поделились

Обмен файлами никогда не был таким простым, и если вы получаете их много, убедитесь, что вы правильно их организовали. Как только вы откроете раздел «Доступные мне», вы увидите файлы и папки, к которым вам предоставлен доступ, а также файлы, к которым вы получили доступ по ссылке. Каждый файл содержит всю необходимую информацию, такую ​​как имя владельца, дату предоставления доступа и тип документа.

Google даже позволяет вам создать ярлык, если вы хотите, чтобы эти файлы были доступны сразу же, когда вы открываете Google Диск. Вот как создать ярлык:

  1. Откройте свой Google Диск.
  2. Откройте раздел «Доступные мне» и выберите все файлы и папки, к которым вы хотите получить доступ с помощью ярлыка.
  3. При нажатии правой кнопки мыши выберите «Добавить ярлык на диск».
  4. Выберите место и нажмите «Добавить ярлык».

У Google Таблиц есть доступ

Как перестать делиться файлами

Вероятно, вы были в ситуации, когда вы поделились файлом со многими людьми, независимо от того, из вашей команды они или нет. Предположим, вы заметили много необычных действий или правок; может пора перестать делиться файлами. Если вы хотите прекратить совместное использование файлов, выполните следующие действия:

  1. Откройте Google Таблицы и выберите папку или файл.
  2. Нажмите на опцию «Поделиться» и список людей, найдите тех, кого вы больше не хотите в списке.
  3. Щелкните правой кнопкой мыши имя и нажмите «Удалить».
  4. Повторяйте это для каждого контакта, пока не поделитесь файлом только с нужными людьми.
  5. Нажмите «Сохранить», и все изменения вступят в силу.

Ограниченные возможности обмена файлами

Всякий раз, когда вы делитесь файлами, вы предполагаете, что никто не будет делиться ими или распечатывать их без вашего разрешения. К сожалению, вы часто узнаете об этом только тогда, когда файлы уже попали в чужие руки. Google Таблицы позволяют ограничить круг лиц, которые могут просматривать ваши файлы и что они могут с ними делать.

Тем, кто хочет защитить свои файлы и папки на Google Диске, необходимо выполнить следующие действия:

  1. Найдите папки или файлы, которые хотите защитить.
  2. Откройте «Настройки» в верхней части экрана.
  3. Отмените разрешение на копирование, загрузку и печать документов комментаторам и читателям без вашего согласия.
  4. Нажмите «Сохранить» и «Готово».

Файлы с ограниченным сроком действия

Если вы работаете с конфиденциальными данными или проводите исследования, безопасность файлов имеет ключевое значение. Вот почему вы можете поделиться документом Google Sheets только в течение ограниченного времени. Таким образом, вы даете кому-то день или неделю для просмотра ваших файлов, но по истечении этого времени они будут отозваны.

Теперь посмотрим, как это сделать:

  1. Откройте электронную таблицу и нажмите «Поделиться».
  2. Выберите пользователей, которые будут иметь временный доступ к вашим документам.
  3. Нажмите на стрелку и нажмите «Предоставить временный доступ».
  4. Определите, сколько дней, недель или месяцев, и напишите это рядом с «Срок действия доступа».
  5. Нажмите «Сохранить».

Передача права собственности на файл

Google позволяет вам изменить владельца любого файла или папки, которые вы создаете. После завершения процесса вы больше не сможете передать его вам или удалить файл без возможности восстановления. Прежде чем это сделать, убедитесь, что вы знаете, что произойдет, и что вы не против.

Открыв файл и поделившись им с нужным человеком, перейдите к списку контактов, с которыми вы поделились им, и в меню выберите «Сделать владельцем».

Google Таблицы узнают, у кого есть доступ

Безопасность превыше всего

Самый быстрый способ поделиться документами сегодня – использовать Google Диск. Однако сегодня, как никогда, нам нужно быть осторожными, когда делимся своей работой. Теперь, когда мы показали вам, как узнать, у кого есть доступ к вашим файлам, и как быстро отозвать этот доступ, вы можете сохранить все свои данные в безопасности. Кроме того, теперь вы знаете больше о том, как делиться своими файлами в течение ограниченного времени и передавать права собственности на файлы.

Вы предпочитаете делиться файлами по ссылкам или добавляя других участников? Вам комфортно обмениваться файлами за пределами своей команды?

Дайте нам знать в комментариях ниже.

Оставьте комментарий