Как выйти из офиса в Outlook 2013

Важно знать, как настроить ответ об отсутствии на работе в Outlook 2013, если у вас есть контакты, которые могут отправлять вам электронные письма, и им нужно знать, что вы можете не получать сообщение какое-то время. Ответ об отсутствии на работе – это то, что будет отправлено, как только сообщение электронной почты попадет в ваш почтовый ящик в Outlook 2013, а содержимое ответа об отсутствии на работе может включать любую информацию, которую вы, возможно, пожелаете передать.

Приведенные ниже шаги покажут вам, как создать ответ об отсутствии на работе в Outlook 2013, если у вас есть учетная запись электронной почты, которая не является частью сервера Exchange. Сюда входят адреса электронной почты, которые размещены поставщиками электронной почты, такими как Gmail, Yahoo, Outlook.com или одним из многих других подобных поставщиков. Большинство провайдеров электронной почты также получат ответ об отсутствии на работе, который вы можете настроить через их веб-портал, что может быть лучшим вариантом в зависимости от ваших обстоятельств.

Списки рассылки Outlook могут быть отличным вариантом, если вам часто нужно отправлять электронную почту одной и той же большой группе людей и вы не хотите вручную вводить каждый отдельный адрес при этом.

Как настроить автоматический ответ в Outlook 2013

  1. Откройте Outlook 2013.
  2. Нажмите кнопку «Новый адрес электронной почты».
  3. Введите сообщение об отсутствии на работе в текстовом поле электронного письма.
  4. Щелкните вкладку Файл.
  5. Щелкните Сохранить как.
  6. Введите имя шаблона в поле «Имя файла», затем нажмите «Сохранить как тип», выберите «Шаблон Outlook» и нажмите «Сохранить».
  7. Щелкните вкладку «Главная», нажмите кнопку «Правила», затем щелкните «Управление правилами и предупреждениями».
  8. Щелкните кнопку New Rule.
  9. Щелкните Применить правило к сообщениям, которые я получаю, затем щелкните Далее.
  10. Щелкните Далее, затем щелкните Да.
  11. Выберите вариант «Ответить с использованием определенного шаблона», затем щелкните «Определенный шаблон».
  12. Нажмите «Искать», нажмите «Пользовательские шаблоны в файловой системе», затем выберите созданный ранее шаблон и нажмите «Открыть».
  13. Щелкните кнопку Далее.
  14. Установите любые исключения, затем нажмите Далее.
  15. Щелкните кнопку Готово.

Наша статья продолжается ниже с дополнительной информацией и изображениями для этих шагов. Настроить автоответчик в Outlook немного сложно, и есть несколько мест, где вы можете настроить некоторые параметры, которые мы обсудим далее в следующем разделе.

Как создать и включить ответ об отсутствии на рабочем месте в Outlook 2013 (Руководство с изображениями)

Приведенные ниже шаги покажут вам, как отправить и включить ответ об отсутствии на работе в версии Outlook для Microsoft Office 2013.

Когда кто-то отправляет вам электронное письмо, Outlook автоматически отправляет ответы с созданным вами сообщением об отсутствии на работе. Обратите внимание, что Outlook 2013 должен быть открыт, чтобы это работало. Если вы не можете оставить Outlook 2013 открытым на все время, пока вы будете вне офиса, тогда вам будет лучше настроить ответ об отсутствии на работе непосредственно через свой почтовый сервер.

Приведенные ниже ссылки покажут вам, как настроить ответ об отсутствии на работе для некоторых популярных поставщиков услуг электронной почты, если вы не можете оставить свой компьютер и Outlook 2013 включенными и работающими на все время вашего отсутствия.

Следующие шаги покажут вам, как создать ответ об отсутствии на работе в Outlook 2013, если у вас нет учетной записи Exchange Server и вы используете учетную запись IMAP или POP3. Если у вас есть Exchange, вы можете создать ответ об отсутствии на работе или другие автоответы Office, выбрав «Файл»> «Информация»> «Автоматические ответы».

Шаг 1. Откройте Outlook 2013.

Шаг 2: Нажмите кнопку «Новый адрес электронной почты».

нажмите кнопку нового адреса электронной почты

Шаг 3. Введите сообщение об отсутствии на работе в текстовое поле электронного письма.

введите содержание ответа об отсутствии на работе

Шаг 4: Щелкните Файл в верхнем левом углу окна.

щелкните вкладку файла

Шаг 5: Щелкните Сохранить как.

Шаг 6: Введите имя шаблона в поле «Имя файла», затем щелкните раскрывающееся меню «Тип файла», выберите «Шаблон Outlook» и нажмите кнопку «Сохранить».

сохранить электронное письмо как шаблон Outlook

Шаг 7. Щелкните вкладку «Главная» в верхней части окна, нажмите кнопку «Правила» в разделе «Переместить» на ленте, затем нажмите кнопку «Управление правилами и предупреждениями».

выберите опцию управления правилами и предупреждениями

Шаг 8: Нажмите кнопку «Новое правило».

как создать новое правило в Outlook

Шаг 9: Щелкните параметр Применить правило к получаемым мной сообщениям, затем щелкните Далее.

как ответить на вопрос об отсутствии на рабочем месте в Outlook 2013

Шаг 9: Нажмите кнопку «Далее», если только вы не хотите отправлять ответ «Нет на работе» при определенных условиях. Если вы не выбрали никаких параметров, нажмите кнопку «Да», чтобы подтвердить, что вы хотите, чтобы это правило применялось к каждому полученному вами сообщению.

Шаг 10: Установите флажок слева от параметра «Ответить с использованием определенного шаблона», затем щелкните параметр «Определенный шаблон» в нижней части окна.

прогноз 2013 отпуск ответ

Шаг 11: Щелкните раскрывающееся меню «Искать в», выберите параметр «Пользовательские шаблоны в файловой системе», затем выберите созданный ранее шаблон и нажмите кнопку «Открыть».

выберите свой шаблон вне офиса

Шаг 12: Нажмите кнопку Далее.

продолжить доработку ответа об отсутствии на работе

Шаг 13: Установите любые исключения, которые могут вам понадобиться, установив флажок слева от каждого из этих параметров, затем нажмите кнопку Далее.

указать любые исключения для правила

Шаг 14: Нажмите кнопку «Готово», чтобы завершить настройку сообщения об отсутствии на работе и начать отправку автоматических ответов.

как настроить отсутствие на работе в Outlook 2013

Как упоминалось ранее, ваш компьютер должен быть включен, и Outlook 2013 должен быть открыт, чтобы это работало. Если ваш компьютер настроен на режим сна или гибернации после определенного периода бездействия, этот метод отправки ответа об отсутствии на работе в Outlook 2013 не будет работать.

Когда вы вернетесь из офиса, вы можете отключить это правило, перейдя в Rules> Manage Rules and Alerts (где мы были на шаге 7 выше), затем щелкните поле слева от правила, чтобы снять флажок . К сожалению, с помощью этого метода автоответчика невозможно указать время начала или время окончания.

Дополнительные примечания по использованию автоответчика в Microsoft Outlook

  • Как правило, рекомендуется включать время начала и время окончания в свой ответ об отсутствии на работе, чтобы ваши контакты по электронной почте примерно знали, когда им следует ожидать ответа от вас.
  • Если у вас есть доступ к веб-версии вашей учетной записи электронной почты, такой как учетная запись Outlook или Gmail, то, возможно, вам будет лучше использовать ее для отправки ответа об отсутствии на работе. У обоих этих провайдеров электронной почты есть специальный вариант ответа на отпуск, где вы можете немного автоматизировать это, даже позволяя выбрать диапазон дат, когда вы будете недоступны.
  • Диалоговое окно «Правила» можно использовать не только для ответа об отсутствии на работе. Я могу использовать его для генерации различных ответов для людей за пределами моей организации или для людей внутри моей организации, и я могу автоматически фильтровать электронные письма по теме или отправителю.
  • Приведенное выше руководство предназначено для того, чтобы помочь вам создать ответ об отсутствии на работе, если у вас нет учетной записи Exchange. Если он у вас есть, то весь процесс будет намного проще. На вкладке «Файл» есть помощник «Нет на работе», где вы можете настроить автоматические ответы и даже указать временной диапазон для этих ответов. В окне автоматического ответа также есть отдельная вкладка организации как для контактов вне моей организации, так и для контактов внутри моей организации, так что вы можете настраивать каждое ответное сообщение отдельно.

Хотите, чтобы Outlook 2013 чаще проверял наличие новых сообщений? Настройте параметры отправки и получения в Outlook 2013, чтобы проверять наличие новых сообщений так часто, как вы хотите.

Оставьте комментарий