Руководство по печати Excel — изменение важных параметров печати в Excel 2010

Microsoft Excel — отличный способ управлять большими объемами данных и редактировать их.

Структура строк и столбцов в сочетании со всеми различными формулами и инструментами сравнения делают его одним из наиболее полезных приложений, которые вы будете использовать в школе или на работе.

Но одна область, в которой люди испытывают трудности с Excel, связана с печатью.

Наше руководство по печати Microsoft Excel, приведенное ниже, покажет вам некоторые параметры, которые вы можете настроить в своей электронной таблице, чтобы ваши распечатанные электронные таблицы выглядели лучше, их было легче читать и не тратилось много бумаги.

Программы для Windows, мобильные приложения, игры - ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале - Подписывайтесь:)

Печать электронных таблиц в Excel 2010 может быть утомительной, особенно если ваша таблица будет распечатана на нескольких страницах.

Дополнительные столбцы могут располагаться на отдельной странице, заголовки столбцов печатаются только на первой странице, и, как правило, бывает сложно визуально связать ячейку со строкой или столбцом.

Работая в офисе и взаимодействуя со многими людьми, использующими Excel на разных уровнях владения языком, я могу сказать, что одна из самых больших проблем, с которой сталкивается большинство людей, связана с тем, как выглядит их электронная таблица, когда они закончат с ней работать, и создание физического копировать.

Параметры печати по умолчанию редко идеально подходят для того, что они хотят, и есть много терминов Excel, которые очень похожи друг на друга и могут сбивать с толку.

Но есть несколько простых изменений, которые вы можете применить к электронной таблице Excel, чтобы она лучше печаталась и была более понятной для ваших читателей.

Как улучшить печать электронных таблиц в Excel 2010

В этом руководстве рассматриваются несколько ключевых областей, которые могут быть наиболее полезными для улучшения печатной электронной таблицы Excel. Эти области включают в себя:

  • Скрытие строк в Excel
  • Включение номеров страниц в электронную таблицу

Хотя это может показаться большим, вы можете сделать почти все эти изменения из одного меню. И как только вы освоитесь с ним, вы сможете применить все эти изменения всего за несколько секунд. Результатом будет электронная таблица, в которой заголовки столбцов отображаются в верхней части каждой страницы, она легко читается и не требует ручной настройки размеров столбцов, чтобы дополнительный столбец не печатался на отдельной странице.

Скрытие ненужных столбцов и строк в Excel

Обычно мне нравится начинать с этого, особенно когда я имею дело с электронной таблицей, созданной кем-то другим. Он часто включает информацию, не относящуюся к делу по той причине, что электронная таблица печатается, и только помогает создать путаницу.

Вы можете скрыть строку или столбец, щелкнув правой кнопкой мыши букву столбца или номер строки, а затем выбрав параметр «Скрыть».

щелкните правой кнопкой мыши столбец, затем нажмите скрыть

Вы можете узнать больше о скрытии столбцов в этой статье.

Добавление номеров страниц внизу страницы в Excel

Это может быть не то, что всем нужно делать со своими электронными таблицами, но я обнаружил, что большие электронные таблицы часто могут выглядеть очень похожими от страницы к странице. У читателей также есть привычка удалять скрепки и фокусироваться на отдельных страницах, из-за чего восстановить таблицу в порядке практически невозможно.

Шаг 1: Нажмите «Вставить» в верхней части окна.

щелкните вкладку вставки

Шаг 2: Нажмите «Верхний и нижний колонтитулы» в разделе «Текст» на навигационной ленте.

нажмите кнопку верхнего и нижнего колонтитула

Шаг 3: Щелкните внутри раздела нижнего колонтитула в нижней части страницы, где вы хотите добавить номер страницы.

щелкните внутри раздела fotter, где вы добавляете номер страницы

Шаг 4: Нажмите кнопку «Номер страницы» в разделе «Элементы верхнего и нижнего колонтитула» на навигационной ленте.

нажмите кнопку номера страницы

Пока вы находитесь в этом представлении, самое время добавить заголовок. Вы можете сделать это, просто щелкнув внутри раздела заголовка, где вы хотите добавить свою информацию. Все, что вы добавляете в заголовок, повторяется на каждой странице, так что это хорошее место для заголовка электронной таблицы.

Вы можете узнать больше о создании заголовка в Excel 2010 здесь.

Дополнительную информацию о добавлении номеров страниц в Excel 2010 вы можете прочитать здесь.

Настройка ориентации страницы в Excel

В этом разделе руководства мы собираемся открыть меню «Параметры страницы», которое содержит ряд различных параметров печати, которые мы хотим настроить.

Я обнаружил, что большинство электронных таблиц, которые я распечатываю, выглядят намного лучше, когда они распечатаны в альбомной ориентации. Это, очевидно, выбор, который будет варьироваться в зависимости от ваших собственных потребностей, но это то, что легко изменить по мере необходимости.

Шаг 1: Нажмите вкладку «Макет страницы» в верхней части окна.

щелкните вкладку макета страницы

Шаг 2. Нажмите кнопку «Параметры страницы» в правом нижнем углу раздела «Параметры страницы» на навигационной ленте.

простое руководство по лучшей печати в Excel 2010

Шаг 3: Выберите ориентацию страницы, которую вы хотите использовать.

выберите предпочтительную ориентацию бумаги

Мы останемся в этом меню до конца урока, так что пока не закрывайте его!

Настройка размера бумаги в Excel

Если большинство ваших электронных таблиц лучше печатаются в альбомной ориентации, то иногда могут быть документы, которые даже слишком велики для этого. Одним из хороших решений этой проблемы является использование бумаги формата Legal, что позволит вам разместить еще больше колонок на одной странице.

**Напоминание. Доступ к этому меню можно получить, щелкнув вкладку «Макет страницы», а затем нажав кнопку «Параметры страницы» в правом нижнем углу раздела «Параметры страницы» на навигационной ленте.**

Шаг 1: Нажмите раскрывающееся меню справа от «Размер бумаги», затем выберите нужный размер бумаги.

выберите размер бумаги

Настройка полей в Excel

Настройка полей для вашей электронной таблицы обычно выполняется, потому что вы хотите разместить больше информации на странице. Итак, для целей этого урока в нашем примере ниже мы уменьшим поля до более низкого значения.

**Напоминание. Доступ к этому меню можно получить, щелкнув вкладку «Макет страницы», а затем нажав кнопку «Параметры страницы» в правом нижнем углу раздела «Параметры страницы» на навигационной ленте.**

Шаг 1: Перейдите на вкладку «Поля» в верхней части окна.

щелкните вкладку полей

Шаг 2: Нажмите стрелку вниз под левой, чтобы уменьшить размер поля, затем повторите для правого, верхнего и нижнего. Вы заметите, что я не уменьшил свои поля до 0, так как мой принтер с трудом печатает документы без полей. Это распространено среди многих принтеров, поэтому вы можете также рассмотреть возможность использования размеров полей на изображении ниже.

установить размеры полей

Печать линий сетки в Excel

Это одно из самых важных изменений в печатной электронной таблице, которое я вношу почти во все, что печатаю из Excel. Добавление линий сетки облегчит читателям определение того, к какому столбцу и строке принадлежит ячейка, и поможет уменьшить количество ошибок.

**Напоминание. Доступ к этому меню можно получить, щелкнув вкладку «Макет страницы», а затем нажав кнопку «Параметры страницы» в правом нижнем углу раздела «Параметры страницы» на навигационной ленте.**

Шаг 1: Щелкните вкладку «Лист» в верхней части окна.

щелкните вкладку листа

Шаг 2: Установите флажок слева от линий сетки.

щелкните параметр линий сетки

Повторение верхней строки на каждой странице в Excel

Это еще один параметр, который вы можете использовать, чтобы сделать вашу электронную таблицу более организованной. Печать верхней строки на каждой странице облегчит читателям определение того, к какому столбцу принадлежит ячейка, что поможет избежать ошибок.

**Напоминание. Доступ к этому меню можно получить, щелкнув вкладку «Макет страницы», а затем нажав кнопку «Параметры страницы» в правом нижнем углу раздела «Параметры страницы» на навигационной ленте.**

Шаг 1: Нажмите внутри строк, чтобы повторить в верхнем поле.

щелкните внутри строк, чтобы повторить в верхнем поле

Шаг 2: Щелкните строку, которую вы хотите повторять вверху каждой страницы. В этом примере я использую строку 1.

щелкните строку, которую вы хотите повторить

Нажмите кнопку OK в нижней части окна, чтобы сохранить все изменения, которые мы только что сделали, потому что мы закончили с этим окном.

нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить изменения

Если вы хотите вместо этого повторять столбец в левой части каждой страницы, вы можете прочитать, как это сделать, в этой статье.

Размещение всех ваших столбцов на одной странице в Excel

Это последний раздел нашего руководства, и это изменение мы собираемся внести непосредственно из меню «Печать».

Шаг 1: Перейдите на вкладку «Файл» в левом верхнем углу окна.

щелкните вкладку файла

Шаг 2: Нажмите «Печать» в столбце в левой части окна.

нажмите кнопку печати

Шаг 3: Нажмите кнопку «Без масштабирования» в центре окна, затем выберите «Подогнать все столбцы на одной странице».

щелкните параметр «без масштабирования», затем выберите параметр «уместить все столбцы на одной странице».

Теперь у вас должна быть электронная таблица Excel, которая будет напечатана в простом, удобочитаемом формате, который понравится вашим читателям. Если в окне предварительного просмотра в правой части окна все выглядит правильно, вы можете нажать кнопку «Печать», чтобы начать печать оптимизированной электронной таблицы.

Многие параметры, которые мы обсуждали в статье выше, также будут работать в более новых версиях Excel. И хотя многие из этих разделов связаны с использованием раздела «Параметры страницы», некоторые из этих параметров можно изменить и из других мест.

Например, вы можете нажать кнопку «Печать заголовков» на вкладке «Макет страницы» и выбрать верхнюю строку электронной таблицы, чтобы печатать эту верхнюю строку на каждой странице.

Кроме того, вы найдете параметры включения линий сетки при печати, перейдя на вкладку «Макет страницы» и выбрав параметр «Печать» в разделе «Сетка» в разделе «Параметры листа» на ленте.

Хотите распечатать лист с пустыми ячейками для контрольного списка или ручной инвентаризации? Узнайте, как в Excel 2010.

информационный бюллетень Solveyourtech.com

Отказ от ответственности: Большинство страниц в Интернете содержат партнерские ссылки, в том числе некоторые на этом сайте.

Программы для Windows, мобильные приложения, игры - ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале - Подписывайтесь:)

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.