Как автоматически подавать электронные письма в Outlook

Если вы не являетесь давним пользователем Microsoft Outlook, возможно, вы не знакомы с правилами Outlook и тем, что они могут сделать для вас.

Лучший способ описать правила в Outlook — это автоматические действия, которые запускаются, когда определенные сообщения соответствуют набору критериев, заранее определенных пользователем.

Из-за этого правила — это то, что пользователи Outlook используют для автоматизации различных процессов, таких как фильтрация, регистрация и даже отправка электронных писем.

Настройка нескольких правил Outlook может помочь вам сократить количество времени, которое вы проводите в папке «Входящие», уменьшить количество ручного труда и, конечно же, организовать содержимое папки «Входящие» так, чтобы все было удобно для глаз и легко находилось.

Файлы электронной почты в Outlook 2010 и 2007

1. Кликните правой кнопкой мыши сообщение от отправителя, которое вы хотите отфильтровать.
2. Кликните Правила.
   
3. Нажмите «Создать правило».
4. Выберите параметр Переместить элемент в папку.
5. Выберите опцию «Выбрать папку».
6. Выделите предполагаемую папку назначения.
7. Дважды кликните для подтверждения.
8. Установите флажок рядом с параметром «Запустить это правило сейчас для сообщений, уже находящихся в текущей папке».

Это сохранит все электронные письма от этого отправителя в указанную папку.

Для Outlook 2007 первые три шага немного отличаются, но от шага 4 до шага 8 все остается прежним.

1. Кликните правой кнопкой мыши сообщение от отправителя, которое вы хотите отфильтровать.
2. Нажмите «Создать правило».
3. Нажмите «От отправителя».

Файлы электронной почты в Outlook 2013

Делать то же самое в Outlook 2013 немного быстрее:

1. Откройте электронное письмо от отправителя, которого вы хотите отфильтровать в определенную папку.
2. Перейдите на вкладку Главная.
3. Нажмите на опцию «Правила».
4. Выберите параметр «Всегда перемещать сообщения от отправителя».
5. Выделите новую папку, в которую вы хотите их переместить.
6. Выберите ОК.

Файловые электронные письма в Outlook 2016 и 2019

Вы также можете отправлять существующие и будущие входящие сообщения от определенных отправителей в специальные папки в более новых версиях Outlook.

1. Сначала откройте электронное письмо от целевого отправителя.
2. Перейдите на вкладку сообщения.
3. Нажмите «Правила».
4. Нажмите на опцию «Создать правило».
5. Установите флажок От отправителя.
6. В разделе «Выполните следующие действия» нажмите «Переместить элемент в папку».
7. Выберите новую папку в диалоговом окне «Правила и оповещения».
   
8. Либо нажмите «Создать», чтобы создать новую папку для этого конкретного отправителя.
9. Нажмите кнопку ОК, когда закончите.

Файлы электронной почты в Outlook 365

Если вы используете браузерную версию Outlook, шаги, необходимые для установки уникальной папки назначения для входящей почты от определенных отправителей, немного отличаются от тех, которые используются в настольных версиях Outlook.

1. Нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу интерфейса Outlook 365.
2. В меню «Настройки» выберите параметр «Просмотреть все настройки Outlook».
3. Перейдите на вкладку Почта.
4. Нажмите на опцию «Правила».
5. Нажмите на опцию «Добавить новое правило».
6. Введите имя нового правила.
7. Нажмите на опцию «Добавить условие».
8. Кликните От.
9. Введите адрес электронной почты отправителя, которого вы хотите отфильтровать.
10. Нажмите на опцию Добавить действие.
11. Нажмите на опцию «Переместить в».
12. Выберите папку назначения или создайте новую.
13. Нажмите кнопку Сохранить.

Это автоматически перенесет существующие и входящие электронные письма от этого отправителя в папку по вашему выбору.

Дополнительные примечания к файлам

Обратите внимание, что хотя шаги могут немного отличаться от одной версии Outlook к другой, процесс, по сути, один и тот же. Более того, нет необходимости разбираться в сложности правил Outlook, чтобы создать простую файловую систему.

Также ничто не мешает вам отправлять почту от нескольких отправителей в одну и ту же целевую папку. Однако вы не сможете одновременно фильтровать нескольких отправителей во всех версиях Outlook.

В большинстве случаев вам придется вручную добавлять правила для отдельных отправителей.

Размещение писем в папках по ключевым словам

Вы можете классифицировать все входящие электронные письма на основе определенных ключевых слов или фраз, а также с помощью правил. Это может сэкономить много времени, в отличие от фильтрации или регистрации электронной почты от отдельных отправителей.

Это может быть очень полезно, если вы хотите, например, отфильтровать и классифицировать свою рабочую электронную почту, личную электронную почту, рекламную электронную почту и т. д.

Добавить правило категории в настольном Outlook

Выполнив следующие несколько шагов с небольшими вариациями, вы сможете устанавливать правила и классифицировать электронную почту на основе заданных условий во всех настольных версиях Microsoft Outlook.

1. Запустите Microsoft Outlook.
2. Перейдите на вкладку «Главная».
3. На вкладке «Главная» выберите параметр «Правила».
4. Нажмите на действие «Создать правило».
5. Выберите параметр «Дополнительные параметры» в диалоговом окне.
6. Выберите необходимое условие из списка мастера правил.
7. Нажмите кнопку «Далее».
8. Установите флажок рядом с параметром Назначить категории.
9. Нажмите на синюю ссылку категории.
10. В новом диалоговом окне «Цветовые категории» выберите нужную категорию для этого типа электронной почты.
11. Нажмите кнопку ОК.
12. Нажмите кнопку Готово в меню мастера правил.

Добавить правило категории в Outlook 365

Как всегда, навигация в Outlook 365 немного отличается от навигации в настольном приложении. Однако это не ограничивает вашу способность классифицировать электронные письма.

1. Войдите в свою учетную запись Outlook.
2. Перейдите в меню «Настройки».
3. Выберите параметр «Просмотреть все параметры Outlook», чтобы развернуть его.
4. Нажмите на опцию «Почта» в диалоговом окне «Настройки».
5. Нажмите на опцию «Правила».
6. Нажмите на действие «Добавить новое правило».
7. Назовите свое правило в текстовом поле «Назовите свое правило».
8. Нажмите Добавить условие.
9. Выберите условие, с которым вы согласны, для фильтрации входящих и существующих электронных писем.
10. Нажмите Добавить действие.
11. Нажмите на кнопку Категоризировать.
12. Выберите подходящую категорию для отфильтрованных писем.
13. Нажмите на кнопку Сохранить, чтобы завершить процесс.

Перспективы – старичок, но хороший

Некоторые говорят, что Outlook слишком сложен в использовании. Тем не менее, те, кто, вероятно, не просто не согласен с платным сервисом. На самом деле Outlook очень универсален и хорошо сложен. он способен выполнять сложные действия, но при желании его можно использовать в качестве базовой службы электронной почты, такой как Gmail.

Сообщите нам, помогли ли эти советы и рекомендации упорядочить папку «Входящие», выделить важные электронные письма и повысить ли это вашу продуктивность на работе.