Пять приложений, которые помогут избежать хаоса в управлении проектами

По статистике, компании, которые структурируют управление проектами, успешно завершают на 38% из них больше, чем те, которые полагаются на устаревшие инструменты планирования. Объясняется это просто: даже в рамках небольшого проекта может накопиться огромный объем разрозненной информации, документов, архивов переписки и т. д. Без эффективных инструментов управления все это превращается в хаос, который невозможно анализировать и использовать.

Исследования показывают, что системы управления проектами экономят пользователю, который их применяет, в среднем около 500 рабочих часов в год. Однако они относятся к одному из самых многочисленных классов приложений для бизнеса. Поэтому выбрать подходящую — непростая задача. Ориентироваться нужно на возможности конкретного продукта. Исследования показывают, что наиболее востребованы у пользователей систем управления: общий доступ к файлам (важен для 51% компаний); ведение расписания (50%), интеграция с электронной почтой (48%); возможность создавать диаграммы Ганта, которые часто применяются для визуализации планов и графиков работ (45%), управление бюджетом проекта (43%) и др.

Ниже мы приведем краткие обзоры известных на рынке решений.

Битрикс-24

Популярная в России система отечественной разработки. Пользователь может создавать проекты (группы), ориентируясь на то, какие подразделения участвуют в их реализации, или на тематику.

На этапе создания группы можно указать, какие конкретно модули системы потребуются ее участниками. В их числе — диск для хранения файлов и совместной работы с ними, календарь, мессенджер, галерея изображений, связанных с проектом, и другие функции.

При добавлении участников проекта можно предоставлять им как полный, так и ограниченный доступ к ресурсам компании. Это особенно удобно для компаний, которые часто привлекают фрилансеров. Их можно добавить в группу, установив ограниченные параметры видимости. Это позволяет также при необходимости подключать к работе над проектом партнеров (например, дистрибьюторов) или давать доступ к информации клиентам для более прозрачной отчетности перед ними.

Система позволяет разбить проект на задачи. По каждой из них пользователь может указать большое количество параметров: установить дедлайны и сроки напоминания для исполнителей. Задачу можно связать с CRM, чтобы в ней отображались данные по конкретным клиентам.

Пользователю присваивается один из трех статусов — постановщик задачи, наблюдатель или исполнитель.  Система показывает ему, как продвигается выполнение работ, которые он выполняет сам или поручил другим сотрудникам. Эту информацию можно представить в виде диаграмм Ганта. Задачи можно перетаскивать, меняя их приоритет или сроки исполнения, приостанавливать и опять запускать и т. д., дробить на подзадачи и заполнять чек-лист по мере их выполнения.

Trello

Одна из самых известных систем, рассчитанная на работу небольших групп. Система построена на моделировании демонстрационной доски и карточек для нее. Доска — аналог проекта, карточки соответствуют входящим в состав проекта задачам. В качестве фона можно задать как цвет доски, так и любое изображение. Далее создается новый список карточек, после чего пользователь может начать создавать их сами.

В карточку можно занести метки и присвоить ей определенный цвет, по которому можно быстро выбрать карточки с определенными свойствами. Например, более или менее важные, связанные с определенными обязанностями, выполненные, те, которые можно отложить и т. п. Метка и цвет будут выводиться на доску. Остальная занесенная в карточку информация будет отображаться по клику на нее.

В карточку добавляется чек-лист и отмечать в нем пункты по мере их исполнения. При указании срока исполнения конкретной карточки, она автоматически вносится в календарь. В нем, в свою очередь, можно просматривать список задач в привязке к дедлайнам.

Добавлять в карточки можно также связанные с проектом файлы. Добавленное в карточку изображение по умолчанию становится ее обложкой, но это можно отменить.

Чтобы использовать Trello для командной работы, необходимо создать команду и пригласить в нее участников по e-mail или никнеймам в системе. Каждому члену команды присваивается статус обычного пользователя или администратора, способного менять ее параметры. Статус можно поменять в любой момент, как и удалить пользователя из команды.

Команде присваивается определенное имя, после чего ее можно ассоциировать с досками. Это позволяет ставить одну команду на разные проекты.

YouGile

Эту систему иногда называют симбиозом Trello и Telegram. В YouGile цифровая agile-доска, схожая с той, которую использует Trello, дополнена чатом с привычным для пользователей популярных мессенджеров интерфейсом и функционалом. Считается, что это помогает вовлечь пользователей системы в совместную работу над проектами и знакомить их с актуальными задачами. Пользователи отмечают, что чат в реальном времени в большинстве случаев удобнее, чем комментарии.

В числе популярных у пользователей функций YouGile — трекер-секундомер, который позволяет засекать время выполнения определенных задач и на основании этих данных оценивать временные затраты на текущие проекты и схожие или прогнозировать их на будущее. Это важно как для самой команды, так и для заказчиков в случае повременной оплаты работ.

По умолчанию пользователю заводится карточка со статусом управляющего, сотрудника и наблюдателя. Но можно задать и собственную роль. Участники выполнения каждой задачи назначаются перетаскиванием карточки пользователя на карточку задачи.

Система выводит информацию по ходу исполнения проектов в таблицы. Можно автоматизировать их экспорт в Excel и настроить отправку этих файлов на электронную почту.

Р7-Офис

Еще одна отечественная разработка в «хит-параде». «Р7-Офис» – пакет офисных приложений, который обычно рассматривают как аналог MS Office и других похожих продуктов, а не систем управления проектами. Однако он включает в себя ряд продуктов разного назначения, благодаря которым способен решать и эти задачи. Наряду с редакторами текстов, электронных таблиц и презентаций, пакет включает в себя облачный сервер, в состав которого входит модуль «Проекты».

Приложение позволяет создавать проект и назначать его менеджера, добавлять пользователей индивидуально, группами (например, целыми подразделениями), или используя фильтры (специальность и т. п.). Проекты могут быть как общедоступными, так и приватными — в этом случае получить к ним доступ могут только члены рабочей группы, менеджер и администратор модуля «Проекты».

Для удобства группировки задач по тематике используются теги. Также им можно присваивать разный уровень приоритета. Задачам в рамках проекта устанавливаются дедлайны, вехи и ответственные за выполнение. Вехи могут быть обычными и особо важными — ключевыми. Можно настроить напоминание о приближении крайнего срока вехи, когда до него остается 48 часов.

В рамках проекта есть возможность фильтровать задачи по их автору, ответственному, вехе, статусу (открытая или закрытая) и т. д. Задачи можно дробить на подзадачи, устанавливая для каждой из них отдельные дедлайны и исполнителей.

Как и большинство аналогов, модуль «Проекты» «Р7-Офис» позволяет использовать диаграммы Ганта для визуализации хода исполнения проекта и взаимосвязей между задачами. Строить диаграммы можно по разным параметрам: статусу задачи, менеджеру проекта, участнику конкретной команды и др. Это позволяет контролировать не только своевременность исполнения задач, но и эффективность отдельных сотрудников. Система позволяет также формировать и скачивать отчеты о ходе проекта в формате .xlsx.

«Р7-Офис» позволяет сотрудникам одновременно править документы, использовать органайзер для управления календарями и деловым расписанием, контактами и почтой на основе клиента Thunderbird. Привязывать деловое расписание к документам, над которыми работают сотрудники и т. п.

Также в состав корпоративного сервера входит «Р7-Команда» – продукт, который включает в себя месенджер, платформу для голосовых вызовов, проведения конференций, управления контактами и т. д.

Wrike

По большому счету, эта система вполне соответствует сложившемуся в данном классе решений стандарту. В ней быстро создаются задачи, в списке которых указывается дедлайн и количество оставшихся до него дней. К ним можно прикреплять файлы, оставлять комментарии, разбивать задачи на подзадачи — по большому счету, это обычный для систем планирования и управления проектами функционал.

Небольшая особенность Wrike: он позволяет выстраивать в цепочки, чтобы визуализировать последовательность, в которой они выполняются друг относительно друга. Это особенно важно для работы больших команд, выполняющих сложные проекты, состоящие из множества задач.

Кроме того, Wrike позволяет засекать время выполнения задачи: при начале работы над ней исполнитель запускает таймер, при ее завершении — останавливает его. Это упрощает выставление счетов клиентам и планирование реализации типовых проектов на будущее.

Что касается интерфейса, то у этого продукта он довольно управляемый. Во-первых, в нем есть виджеты — можно выбирать, какую информацию можно вывести на экран. Во-вторых, в  система позволяет просматривать отчеты работников — ход работы над проектом отображается в режиме реального времени.

Как уже говорилось, при выборе оптимальной системы управления проектами необходимо искать функционал, соответствующий бизнес-процессам компании. Стоимость платных использования перечисленных приложений как правило, достаточно невысока, кроме того, у большинства из них есть бесплатные версии. Однако их функционал, как правило, урезан.